Sådan arbejder du med kunder i systemet
Lige når du logger ind i systemet, kommer du til en forside, der viser en oversigt med alle oprettede kunder. Hver kunde har et kundekort, der viser kundens navn og antal brugere, fordelt på brugergrupper. På kortet er der endvidere links til forskellige handlinger, du kan udføre på kunden.
Den første kunde i oversigten er altid jer selv, for det er jer, der er systemkunden, dvs. ”ejeren” af systemet. Det illustreres også af, at der er et ikon med et tandhjul på kunden. Andre kunder kan have et ikon med en hængelås, der fortæller, at kunden er låst mod redigering.
Sidst i oversigten er der et stort plus-tegn, som du kan klikke på for at oprette nye kunder.
Hvis du har mange kunder, kan du med fordel klikke på filterknappen øverst til højre side på forsiden og indtaste (en del af) kundens navn i feltet. Så filtreres oversigten, så den kun viser kunder, hvor navnet matcher det indtastede.
Kunde
Når du klikker på et kundekort – eller på linket ”Vis” på kortet – kommer du til en side, der viser kundens stamdata, en fane med kundens brugergrupper, samt en fane for hver enhedstype, du kan give adgang til via systemet.
Hvis dit system er koblet sammen med ITEM SCORM Player, vil du f.eks. have en fane, der hedder ”Moduler”. Antallet af faner vil altså afhænge af, hvor mange andre systemer, der er koblet sammen med jeres installation af ITEM Gatekeeper.
De viste stamdata kan du redigere ved at klikke på det store ikon med blyanten. Ved siden af ikonet er der en knap med tre prikker, som du kan klikke på for at se flere valgmuligheder, f.eks. ”Slet”.
Navn
Navn på kunden
Beskrivelse
Evt. beskrivelse af kunden – til intern brug
Kontaktperson
Navn på din kontaktperson hos kunden
E-mail
Kontaktpersonens e-mail adresse
Telefon
Telefonnummer på kunden/kontaktpersonen
Tillad API-adgang
Hvis kunden har et teknisk system, der skal kunne udveksle informationer med jeres løsning, kan du give dem en såkaldt API-adgang her. Hvis ikke, du ved hvad det er, skal kunden sandsynligvis IKKE have det.
Hvis du vælger at give API-adgang, opretter systemet automatisk et brugernavn, og så skal du oprette en adgangskode. Begge dele skal overleveres til din kunde – eller dennes tekniske leverandør.
Låst mod redigering
Hvis kunden selv skal kunne administrere egne brugere og adgange, kan du vælge her, om kundens administratorer også må kunne opdatere kundens navn og kontaktoplysninger.
NB: Du kan altid selv redigere kunden, uanset hvad du vælger her.
Den første fane, ”Brugergrupper”, viser de brugergrupper, der oprettet under kunden. Brugergrupper er ganske enkelt bare en måde at organisere brugerne på, så du og kunden kan finde rundt i dem efterfølgende. En bruger kan godt være i flere brugergrupper, så der er altså ingen begrænsninger dér.
Hos nogle kunder kan det give mening at oprette brugergrupper, der matcher kundens interne organisering. F.eks. ”Ledelse”, ”Salg” og ”Produktion”. Hos andre kan det give mening at oprette brugergrupper, der fortæller noget om aktiviteterne, tidsrummet eller noget helt tredje, f.eks. ”Salgstræning” eller ”Hold A, efterår 2020”. Det er helt op til dig og kunden at finde ud af i fællesskab, hvad der er mest hensigtsmæssigt.
Du opretter nye brugergrupper ved at klikke på knappen ”Opret”. Du redigerer en eksisterende brugergruppe ved at markere den i oversigten (klikke på den én gang) og klikke på knappen ”Rediger”. Hvis knappen ikke er aktiv, er brugergruppen låst og kan ikke redigeres.
Du viser brugerne i en brugergruppe ved at markere brugergruppen i oversigten og klikke på knappen ”Vis” i værktøjslinjen eller ved at dobbeltklikke direkte på brugergruppen. Alternativt kan du anvende piletasterne + Enter på tastaturet.
Kundeadministratorer
Der er én gruppe, som altid er oprettet automatisk, og som du ikke kan hverken fjerne eller omdøbe. Den hedder ”Kundeadministratorer” og dér har du mulighed for oprette brugere, der skal kunne administrere brugere og adgange på kundens vegne.
En kundeadministrator kan altså selv oprette og redigere brugergrupper og brugere under kunden og give adgang til enheder – men kun i det omfang, som du har tildelt kunden adgange til.
En kundeadministrator skal ikke nødvendigvis være en ansat hos kunden. Det kan også f.eks. være en af dine kolleger, som du vil give ansvaret for at administrere en bestemt kunde.
De øvrige faner på kunden viser de enheder, som du kan give adgang til fra systemet. Hos nogle vil der kun være en fane, hos andre kan der være flere faner – det er det, der afhænger af, hvilke systemer, der er sammenkoblet med jeres installation af ITEM Gatekeeper.
På hver enhedsfane kan du oprette et antal adgange til en eller flere enheder af den pågældende enhedstype for den aktuelle kunde. Du opretter ved at klikke på knappen ”Opret”, vælge en enhed og efterfølgende indtaste et antal. Hvis du ikke indtaster et tal, vil kunden have ubegrænset adgang til enheden.
Eksempler
Hvis du f.eks. har en fane, der hedder ”Moduler”, er jeres system koblet sammen med ITEM SCORM Player, så du kan give adgang til e-læringsmoduler. Hvis kunden f.eks. skal have 100 licenser til e-læringsmodulet ”Word 2019”, skal du på fanen ”Moduler” oprette modulet ”Word 2019” med 100 adgange.
Hvis du f.eks. har en fane, der hedder ”Kompetenceafklaring”, er jeres system koblet sammen med ITEM Profiler, så du kan give adgang til kompetenceafklaring. Hvis kunden f.eks. skal have 50 brugeradgange til kompetenceafklaring i ”Office 2019”, skal du på fanen ”Kompetenceafklaring” oprette kompetenceafklaringen ”Office 2019” med 50 adgange.
