Sådan giver du brugere adgang via guiden Giv adgang
At give adgang betyder helt præcist at du giver en bruger hos en kunde lov til at anvende en enhed i et af de andre systemer, som ITEM Gatekeeper er sammenkoblet med. Adgangen gives fra og med et bestemt tidspunkt og varer frem til et andet, fremtidigt tidspunkt - med mindre du vælger, at den skal gælde for evigt.
Alle adgange tildeles via guiden ”Giv adgang”, hvor du skal igennem følgende trin:
Du kan altså ikke give nogen adgang til noget via systemet uden at gennemføre alle fire trin.
Selve guiden kan startes på flere forskellige måder:
Fra et kundekort
Du kan klikke på linket ”Giv adgang” på et kundekort helt ude fra kundeoversigten på forsiden. Så skal du starte med en søgning/filtrering for at udvælge brugere til køen.
Fra en kunde
Du kan gå ind på en kunde og klikke på knappen ”Giv adgang” på fanen ”Brugergrupper”. Også her skal du starte med en søgning/filtrering for at udvælge brugere til køen. Med mindre du markerer en eller flere brugergrupper, inden du klikker på knappen: Så sætter systemet automatisk alle brugere i de(n) markerede gruppe(r) i kø og springer dermed trin 1 i guiden over og går direkte til trin 2.
Fra en brugergruppe
Du kan gå ind i en brugergruppe på en kunde, markere en eller flere brugere på fanen ”Brugere” og klikke på knappen ”Giv adgang”. Så sætter systemet automatisk de(n) markerede bruger(e) i kø og springer dermed trin 1 i guiden over og går direkte til trin 2.
Efter en brugerimport
Du kan gennemføre en brugerimport. Bagefter vil du blive spurgt, om du vil give de importerede brugere adgang til noget. Hvis du vil det, sætter systemet automatisk de importerede brugere i kø og springer dermed trin 1 i guiden over og går direkte til trin 2.
På det første trin skal du udvælge brugere og sætte dem i kø. En kø er altså en eller flere brugere, som du vil give adgang til noget på samme tid. Du kan anvende søgning og/eller filtrering til at finde brugerne.
Søgning fungerer ved, at du indtaster søgeord, som skal matche brugerne. Det kan f.eks. være en søgning på ”je” for at finde ”Jesper”, ”Jette” og ”Jensen”. Du kan selv vælge, hvilke felter, der skal søges i. Som standard søger systemet i både E-mail, Brugernavn, Navn og Brugergruppe, men du kan fjerne nogle af felterne, hvis du specifikt ikke vil søge i dem.
Filtrering fungerer ved, at du udvælger en enhed fra et af de systemer, som ITEM Gatekeeper er sammenkoblet med, og derefter vælger, om du vil finde brugere, der enten har eller ikke har adgang til enheden, eller hvor adgangen er ved at udløbe.
Du kan kombinere alle de søgninger og filtreringer, du vil, på samme tid. Du tilføjer dem ved hjælp af knapperne ”Tilføj søgefelt” og ”Tilføj filter” nederst.
Et eksempel
Du vil finde alle fra brugergruppen ”Salg”, som endnu ikke har adgang til e-læringsmodulet ”Excel 2019”.
Du starter med at skrive ”salg” i søgefeltet og fjerne alle felter, på nær Brugergruppe, fra søgningen ved at klikke på det lille kryds ud for feltnavnene. Nu vil din søgning altså kun matche brugere, hvor brugergruppen hedder noget med ”salg”.
Så tilføjer du et filter ved at klikke på knappen ”Tilføj filter”. Du vælger modulet ”Excel 2019” i filteret og vælger derefter kun at finde brugere, der ”Ikke har adgang”. Dit filter vil altså sørge for kun at vise brugere, der pt. ikke har adgang til modulet.
Til sidst klikker du på knappen ”Søg”, hvorefter systemet kombinerer din søgning med dit filter og finder alle fra brugergruppen ”Salg”, som endnu ikke har adgang til ”Excel 2019”.
Sæt i kø
Når du har søgt/filtreret nogle brugere frem, vises de i en tabel. Hvis du har behov for det, kan du filtrere listen yderligere ved at anvende felterne i første række i tabellen.
Du kan nu markere en eller flere brugere i listen (hold Shift eller Ctrl-tasten nede for at vælge flere), eller du kan markere alle i listen på én gang med tastaturgenvejen Ctrl + A. Klik derefter på knappen ”Sæt i kø” for at sætte de markerede brugere i kø.
Du kan altid se den aktuelle kø i højre side af skærmbilledet, og du kan fjerne brugere fra køen igen ved at klikke på det lille kryds ud for deres navn.
Gentag eller fortsæt
Du har nu mulighed for at ændre din søgning/filtrering for at udvælge flere brugere og føje dem til køen. Det kan du gøre, lige indtil du har udvalgt alle ønskede brugere og sat dem i kø.
Når du er klar til at fortsætte, kan du klikke på knappen ”Videre”, som du finder lige under køen i højre side.
Nu skal du vælge, hvilke adgange, brugerne i køen skal have. Start med at finde den enhed, du vil give adgang til, i feltet ”Giv adgang til”. Du kan søge direkte i feltet ved at indtaste (dele af) et søgeord. Når du har fundet en enhed, kan du klikke på den for at vælge den.
Du kan kun vælge enheder, hvor antallet af adgange er tilstrækkeligt til at kunne give alle brugere i køen adgang. Hvis der ikke er nok adgange til en enhed, skal du altså enten fjerne brugere fra køen eller tildele kunden flere adgange til enheden.
Hvis du vil give adgang til flere enheder i samme tidsperiode, kan du vælge dem alle sammen på én gang. Hvis du vil give adgang til flere enheder i forskellige tidsperioder, skal du kun vælge en enhed ad gangen.
Vælg periode
Når du har valgt en eller flere enheder – i eksemplet fra tidligere kunne det f.eks. være e-læringsmodulet ”Excel 2019” – skal du definere den periode, adgangen skal gælde:
I feltet ”Fra denne dato” skal du vælge startdatoen, altså den dato, der skal være adgang fra og med. Det er typisk dags dato, men kan også være en fremtidig dato, f.eks. den første i næste måned.
I feltet ”Varighed” skal du vælge, hvor lang tid adgangen skal gælde. Der er nogle standardperioder, du kan vælge mellem, f.eks. en uge, fjorten dage, en måned osv., men du kan også vælge en specifik dato.
Klik derefter på knappen ”Tilføj”. Nu vil systemet tjekke, hvor mange adgange, der kræves for at give alle brugere i køen adgang. Hvis der er nogle af brugerne, der allerede har adgang, vil systemet automatisk trække dem fra, så du kan altså ikke komme til at give brugere adgang til noget, de allerede har adgang til.
Gentag eller fortsæt
Du har nu mulighed for at gentage processen for at give brugerne i køen adgang til noget andet.
Systemet viser en opsummering for hver adgang, du tilføjer på denne måde. Opsummeringen viser, hvad du giver adgang til, i hvilken periode adgangen gælder, samt hvor mange adgange, der kræves i alt.
Når du kan se alle de adgange, du vil give, i opsummeringen, er du klar til at fortsætte. Klik på knappen ”Videre”, som du finder lige under køen i højre side.
Næste trin i processen handler om notificering. Her skal du bestemme, om brugerne i køen skal modtage en e-mail fra systemet med besked om, at de har fået adgang til noget nyt. Hvis du foretrækker at informere dem på en anden måde, kan du blot slå e-mails fra med et klik, og så kan du fortsætte til næste trin.
Hvis du vil sende e-mails, har du mulighed for at redigere i både emne og tekst i den e-mail, der bliver sendt. Du kan anvende flettefelter i teksten, og du bør altid sørge for, at flettefeltet ”Adgang til” er indsat i teksten, da det er det, der indeholder al infomation om, hvad brugeren har adgang til, og hvad brugeren skal gøre for at anvende sin adgang.
Du kan også se en liste med alle de brugere, der vil modtage en e-mail. Hvis du har brugere i køen, som ikke har en e-mail adresse, er de altså ikke med i listen.
Klik på knappen ”Fortsæt”, når du er klar til at fortsætte.
På det sidste trin kan du se alle dine valg igennem en sidste gang og bekræfte, at alt ser rigtigt ud, før du gennemfører processen.
Du kan se en liste med alle brugerne i køen, og for hver bruger kan du se, hvad de vil få adgang til, inklusive information om perioden. Hvis du har brugere i køen, der allerede har adgang til noget af det, du vil give adgang til, kan du også se det.
Hvis du har valgt at notificere brugerne, kan du se, om de vil modtage en e-mail eller ej. Du kan endda se den faktiske ordlyd i hver eneste e-mail, hvis du klikker på ”Vis e-mails” øverst i skærmbilledet.
Nye eller eksisterende brugere?
Bemærk, at systemet selv har styr på, om den enkelte bruger er nyoprettet og ikke tidligere har haft adgang til noget, eller om det er en eksisterende bruger, der allerede anvender systemet:
Gennemfør!
Hvis alt ser rigtigt ud, kan du nu gennemføre processen ved at klikke på knappen ”Giv adgang”. Systemet vil så løbe igennem hele køen af brugere, tildele dem de valgte adgange og sende e-mails, hvis det er tilvalgt.
Hvis noget mod forventning skulle fejle undervejs, vil du få besked om det på skærmen. Og ellers bliver du bagefter sendt tilbage til det punkt, hvor du startede, så du kan se, at adgangene er tildelt.
