Guiden Brugerimport

Importér brugere fra Excel

Hvis du vil oprette mange brugere på én gang, og du har deres brugeroplysninger i et Excel regneark e.l., kan du importere dem i systemet ved hjælp af guiden ”Brugerimport”, hvor du skal igennem følgende trin:

Hent data fra Excel e.l.
Match felter, dvs. fortæl, hvordan felterne i data passer sammen med felterne i systemet.
Vælg de(n) brugergruppe(r), hvor brugerne skal importeres.
Vælg, hvilke af brugerne i data, der skal importeres.
Vælg, hvilken tilstand brugerne skal oprettes i: Er de bekræftede og har de adgangskoder?
Bekræft dine valg og gennemfør - eller fortryd og start evt. forfra.

Bemærk: Du kan altid gå et trin tilbage i guiden, hvis der er noget, du vil ændre undervejs, og du kan også altid starte helt forfra. Der bliver ikke oprettet nogen brugere, før du har været igennem alle seks trin.

Du kan starte guiden på en af følgende måder:

Fra et kundekort
Du kan gøre det fra kundekortet i oversigten på forsiden ved at klikke på linket ”Importér brugere”.

Fra en kunde
Du kan gå ind på en kunde og klikke på knappen ”Importér brugere” på fanen ”Brugergrupper”. Hvis du markerer en brugergruppe inden du klikker på knappen, vil guiden importere brugerne i den pågældende brugergruppe (med mindre du vælger noget andet undervejs).

Fra en brugergruppe
Du kan gå ind i en brugergruppe under en kunde og klikke på knappen ”Importér brugere”. Så vil guiden importere brugerne i den pågældende brugergruppe (med mindre du vælger noget andet undervejs).

Trin 1: Hent data

Dine data skal enten være i et Excel regneark, som du kan åbne på din computer, eller i en såkaldt CSV-fil, en kommasepareret tekstfil, som du har adgang til fra din computer.

Start med at se på dine data:

Er der feltoverskrifter?
Er der feltoverskrifter i første række? Altså står der f.eks. ”Navn”, ”E-mail” osv. Eller er der kun data, dvs. står oplysningerne på den første bruger i første række?

Er navnet i en eller to kolonner?
Hvad med navnet på brugeren? Står det i to felter, altså opdelt i ”Fornavn” og ”Efternavn” eller står navnet samlet i ét felt?

Svarene på de to spørgsmål skal du bruge i forbindelse med importen: Start guiden ”Brugerimport” (på en af de tre måder beskrevet ovenfor) og vælg de to svar, der passer på dine data.

Excel
Hvis dine data er i Excel, kan du nu skifte til Excel, markere de rækker, du vil importere, og taste Ctrl + C for at kopiere dem. Skift derefter tilbage til guiden ”Brugerimport”, sæt markøren i feltet ”Indsæt de kopierede data fra Excel her” og tast Ctrl + V for at indsætte de kopierede data.

CSV-fil
Hvis dine data derimod er i en CSV-fil, kan du nu klikke på knappen ”Upload CSV-fil”, finde filen og uploade den.

Uanset hvilken af ovenstående metoder, du anvender, vil guiden analysere dine data. Hvis de ser ud til at kunne importeres, vil den gå videre til næste trin. Hvis ikke, vil skærmbilledet vise, at der er fejl i data.

Trin 2: Match felter

Nu skal du fortælle systemet, hvilke felter i data, der passer til felterne i systemet. Det gør du ved at vælge det felt i kolonnen ”I data”, som matcher det systemfelt, der står i kolonnen ”Systemfelt”. Hvis du f.eks. har e-mail adresse på brugerne i data, skal du fortælle systemet, hvor det er henne.

Der skal som minimum være et brugernavn (og helst en e-mail adresse) og et navn (som evt. er opdelt i for- og efternavn), i dine data.

Der kan også være følgende felter:

E-mail
Hvis der er en e-mail adresse på brugerne i data, vil den både blive brugt som brugernavn og e-mail adresse.

Adgangskode
Hvis brugerne har adgangskoder i forvejen, og de står i data, kan du også importere dem. Det er ikke en særlig sikker fremgangsmåde, og den anbefales generelt ikke. Den kan dog være nødvendig, hvis brugerne f.eks. ikke har e-mail adresser.

Brugergruppe
Du kan have oplysninger i data om, hvilken brugergruppe, du vil have brugerne placeret i. Systemet kan automatisk oprette grupperne for dig, hvis ikke de findes. Hvis du f.eks. har et felt i data med information om, hvilken afdeling brugerne er ansat i, kan du vælge at oprette en brugergruppe for hver afdeling.

Vær meget opmærksom på, at du ikke kommer til at matche et uegnet felt med ”Brugergruppe”. Hvis du f.eks. vælger det felt, der indeholder brugerens navn, vil hver eneste bruger potentielt blive oprettet i sin egen brugergruppe. Systemet vil dog prøve at advare dig i sådanne tilfælde, så det bør reelt ikke kunne ske.

Egne felter
Hvis jeres installation har egne felter på brugerne (se evt.”Stamdata” under punktet ”Bruger”), og der er matchende felter i data, kan du også importere dem.

Trin 3: Brugergruppe

Hvis du har matchet et felt i data med systemfeltet ”Brugergruppe”, vil guiden nu vise dig, hvilke grupper brugerne vil blive placeret . Hvis ikke grupperne findes i forvejen, vil du også kunne se information om, at de vil blive oprettet i forbindelse med importen.

Hvis ikke, du har matchet feltet, vil du nu blive bedt om at vælge, hvilken brugergruppe, du vil importere brugerne i. Det gælder dog ikke, hvis du startede guiden ”Brugerimport” med en valgt brugergruppe (se mulighed b) og c) ovenfor), for så ved guiden allerede, hvilken brugergruppe, du vil anvende.

Trin 4: Vælg brugere

Nu er du kommet så langt, at guiden kan vise dig en liste med de brugere, der vil blive importeret, og de brugergrupper de vil blive placeret i.

For hver bruger kan du også se, om vedkommende allerede er oprettet som bruger i forvejen. I så fald kan du stadig gennemføre importen: Så vil brugerens stamdata blot blive opdateret med oplysningerne i data. Det er f.eks. den nemmeste måde, hvorpå du kan oprette brugere i flere forskellige brugergrupper: Du kan importere dem i én gruppe først og derefter i den næste osv.

Hvis der er brugere i listen, som du ikke ønsker at importere alligevel, kan du blot fjerne fluebenet ved dem, før du fortsætter.

Trin 5: Brugertilstand

Når du opretter brugere, kan du vælge mellem to brugertilstande: Bekræftede eller ubekræftede brugere. Ubekræftede brugere modtager en e-mail med et bekræftelseslink, dvs. et link, de selv skal klikke på, for at bekræfte, at:

e-mail adressen er korrekt
de har adgang til at læse mail sendt til e-mail adressen
de vil oprettes som brugere

Når du anvender denne tilstand, skal brugerne selv oprette en adgangskode, når de klikker på linket.
Dette er den anbefalede og mest sikre fremgangsmåde, af følgende grunde:

Brugerens identitet og e-mail adresse er bekræftet af brugeren selv.
Det er kun brugeren selv, der kender adgangskoden.
Brugere, der oprettes med forkerte e-mail adresser, vil ikke kunne bekræfte sig selv, da de aldrig modtager e-mailen. Det gør det nemmere at rydde op efter dem i systemet.

Bemærk, at e-mailen ikke sendes med det samme. Den sendes først i forbindelse med, at du giver brugeren adgang til noget for første gang.

Hvis du ikke kan eller vil anvende ubekræftede brugere, har du to muligheder:

Du kan lade systemet generere automatiske adgangskoder til brugerne.
Du kan oprette adgangskoder i data og importere dem.

Begge muligheder vil eksponere adgangskoderne, så de kendes af andre end brugeren selv. De kræver også, at koderne udleveres til brugerne, f.eks. i en e-mail, som ikke er en sikker kommunikationsform. Derfor anbefaler vi dem ikke, men anerkender, at de kan være nødvendige i visse brugssituationer, hvilket også er grunden til, at systemet alligevel understøtter dem.